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處室成員及業務職掌

職稱姓名分機e-mail
總務主任鄭安順500ckvs500@mail.ckvs.ttct.edu.tw
庶務組長陳瑞芠510ckvs510@mail.ckvs.ttct.edu.tw
出納組長高玲芳520ckvs520@mail.ckvs.ttct.edu.tw
文書組長宋碧芸530ckvs530@mail.ckvs.ttct.edu.tw
約僱幹事陳彥銘512ckvs512@mail.ckvs.ttct.edu.tw
技工莊麗香518852105@mail.ckvs.ttct.edu.tw
技工張安光515
技工呂昌儒515
技工蘇清進515
技工蘇清文515
工友李振興515
工友金純凌515

 

 

 

 

 

 

主任職責

    1.擬訂或修訂一般處務章則。            

    2.各項章則要點之訂定與(增)修。

    3.規劃總務業務之改進與發展。       

    4.計畫自行管制案件與執行考核。    

    5.擬訂本處經費預算。               

    6.分配及調整本處職員工作並隨時監督考核 

    7.負責本處之查勤及考核獎懲之擬議。

    8.召開總務工作有關會議。

    9.校園公共安全設施規劃建置。

   10.有關公共案件意見之研辦。

   11.擔任防火管理人,規劃自衛消防演練。

   12.臨時交辦事項

 

  文書組職責

  文書處理

  1.文書處理辦法之擬訂與修正。

  2.文書組計畫執行與考核及獎懲擬議。

  3.印信之典守。

  4.公文之收發、登記、編號、摘要、分辦等事宜(含電子公文交換)。

  5.文書之繕發,郵寄文件類別之審查

  6.郵遞文件及郵費之登記及管理。

  7.文件傳遞工作之分配管理。

  8.退稿及歸檔。

  9.文書期限之規定

  10.文書之保密。

  11.校務會議、主管會報、行政會報之通知紀錄及司儀。

  12.全校行事曆彙編。

  13.全校性之公告事項。

  14.統計公文處理時限資料、造報處理成績月報

  15.各項公報保管傳閱等事項。

  16.記載工作日誌及大事記。

  17.每月公文總檢查暨考核獎懲。

  18.涉及各處室有關事項之彙集及填報

  19.其他有關文書事項之辦理。

  公文查催

  1.逾期公文之查催及分析。

  2.每月公文總檢查報表調製報核。

  檔案管理

  1.檔案管理辦法之擬訂與修訂。

  2.失效文件之銷毀。

  3.檔案文件之整理裝訂與保管。

  4.回溯建檔文件辦理。

  計畫管制

  1.年度計畫陳報列管項目之選定。

  2.年度計畫自行列管項目之選定。

  3.列管作業計畫之建立及陳報。

  4.列管項目執行進度追踪月報表之陳報。

  5.列管項目年終考評之陳報。

  特定管制

  1.上級機關 、校長交辦或會議重要決議案之管制追蹤。

  2.計畫性特定管制之列管追踪。

  印信典守

  1.校印、校長職章及簽字章之管理。

  2.公文、公告、合約、聘書、證書及獎狀等之用印。

  3.印信申請製(換)發啟用拓模及繳銷。

  其他

  1.國立各級學校資料之填報。

  2.內部控制會議紀錄與執行情形之管制追蹤

   

  庶務組職責

  採購業務

  1.公告金額十分之一以上採購。

  2.辦理其他各項採購業務。

  3.共同供應契約集中採購

  4.綠色採購

  校舍營繕工程

  1.規劃校舍營建及分配事項。

  2.預算編擬及申請事項。

  3.辦理校舍發包及訂約事項。

  4.監督校舍營建事項。

  5.校舍驗收。

  財產管理

  1.財產管理規則之擬訂與修正。

  2.財產增減之造報。

  3.財產購置及變賣等相關事項。

  4.財產登記、保管與清理。

  5.定期檢查財產使用損毀情形。

  6.財產損毀報廢之處理。

  7.財產耐用年限之評定與財產盤點等事項

  8.財產移撥。

  9.土地及建物產權管理手續之辦理。

  物品管理

  1.訂定與修正物品管理行政規則。

  2.物品之採購。

  3.消耗品與非消耗品之釐定。

  4.物品保管與分核發之使用與登記。

  5.物品之出借、收回登記。

  6.物品報廢。

  校舍管理

  1.訂定與修訂辦公處所及職務宿舍等相關管理辦法。

  2.分配辦公處所之設備及管理等事宜。

  3.辦理職務宿舍通知進住及簽約事項。

  4.定期檢查校舍使用損毀情形。

  5.校舍設備及檢修添置或改進等。

  6.辦理校舍水電檢修。

  7.水質檢驗、飲水機保養檢修。

  8.場地使用管理及收費標準。

  9.場地借用契約簽訂與收費。

  安全管理

  1.安全管理辦法之擬訂與修正。

  2.各項災害防護措施。

  3.學校防空防護設備器材建檔與保管。

  4.管理學校警衛及消防事項。

  5.辦理災害發生時相關搶救事宜。

  6.辦理災害善後處理辦法。

  7.消防業務及設備之籌劃與維護。

  8.民防團隊編組及有關業務之執行事宜

  環境衛生管理

  1.環境美化計畫擬訂與實施。

  2.環境之佈置設計衛生美化等事宜。

  3.更新花卉

  4.修剪樹株

  5.割除雜草

  6.管理盆花

  7.管理花圃

  8.清掃環境

  9.疏通溝渠

  10.清理垃圾

  11.清潔廁所

  12.檢查環境衛生

  車輛管理

  1.車輛管理辦法之擬訂。

  2.車輛之購置、請照等事項。

  3.車輛修理及報廢。

  工友管理

  1.工友管理辦法之訂定與修訂。

  2.辦理工友之僱免、待遇、保險、退撫等事宜。

  3.工友工作之分配事宜。

  4.工友差假登記及查勤。

  5.工友福利互助資料編造、異動造報及休假補助費申請。

  6.工友管理訓練與工作考核獎懲彙整。

  7.編排工友值日輪值表。

  8.工友勞保、健保、勞退業務及勞工退休準備金監督委員會。

  9.填發各項證明書。

  其他事項

  1.協助辦理退休人員。

  2.集會會場之佈置與設備事宜。

  3.四省專案。

  4.能源管理。

  5.促參案件。

  6.校舍公共安全申報。

   

  出納組職責

  現金收入

  1.填製徵收、代辦、代扣等費收款收據。

  2.清點核對收受金額按序登帳。

  3.核結每日零星收入列登帳冊。

  4.收入款項按時解繳公庫或銀行。

  現金支出

  1.根據支出憑證及傳票辦理付款。

  2.簽發支票註記傳票。

  薪俸發放

  編製員工薪津印領清冊及薪津發放通知。

  現金保管

  保管之現金及票據每日清理。

  其他

  1.各項鐘點費發放。

  2.保險金之扣繳及其清單之編造。

  3.輔建住宅、急難貸款之扣繳。

  4.員工所得稅之扣繳及有關清單、憑單報繳書之編製。

  5.代辦代收款項之收領與轉發。

  6.功勳子女、公費生、僑生等有關費用之發放。

  7.各項押標金、保證金之收付保管及其他收款退款事宜。

  8.逐月核對銀行存款核帳清單,造報結存差額解釋表。

  9.辦理學生註冊繳費事宜並結算繳庫。